Le planning d’une auto école qui va chercher ses élèves à domicile

Les minutes de liaison, le poste que personne ne facture

Entre la dépose d’un élève et la prise en charge du suivant, il y a un trajet. Personne ne le paie. Il n’entre pas dans le prix horaire de la leçon, qui a été calculé sur une heure de conduite pleine, et il n’apparaît sur aucune ligne de votre logiciel de facturation. Dans une auto école de proximité qui va chercher ses élèves, ce temps de liaison représente entre quarante minutes et une heure et demie par jour et par enseignant. Sur deux voitures école, cela fait chaque semaine l’équivalent d’une journée entière de conduite qui part dans le décor.

Le plus pénible n’est pas la dépense, c’est le moment où elle se décide. Le créneau a été donné au téléphone, un mardi soir, entre deux départs en leçon. À cet instant, personne ne savait où habitait l’élève placé juste avant. Trois semaines plus tard, l’enseignant traverse le canton à vide pour honorer les deux rendez vous, et il est trop tard : on ne déplace pas un lycéen de terminale ni un salarié qui a posé une heure sur son temps de travail. L’erreur a été commise en quinze secondes, elle se paie pendant six mois.

Chiffrer une heure roulée à vide, poste par poste

Tant que le temps à vide reste une impression, il ne se corrige pas. Il faut le poser en euros, et le calcul tient en trois lignes. Une voiture école en zone rurale consomme entre six et sept litres aux cent kilomètres. En ajoutant l’entretien, les pneus, l’assurance flotte et l’amortissement, le coût kilométrique complet tourne autour de trente huit centimes. Ce chiffre là, vous pouvez le sortir de votre propre comptabilité : kilomètres de l’année relevés au compteur, total des charges véhicule, une division.

Reste le poste qu’aucune négociation ne fait baisser : l’heure d’enseignant. Elle vaut le prix de votre leçon, environ quarante neuf euros, quand elle est en formation, et exactement zéro quand elle est au volant d’une voiture vide. Pour une seule voiture école, trois cent quarante kilomètres à vide évitables par mois et huit heures d’enseignant immobilisées donnent cent vingt neuf euros de coût kilométrique et trois cent quatre vingt douze euros de leçons non placées. Cinq cent vingt et un euros par mois, par véhicule, et vous en avez au moins deux.

Les quatre postes à additionner

• Le carburant réel de la liaison, relevé sur vos pleins et non sur la fiche constructeur
• Le coût kilométrique complet, entretien, pneus, assurance flotte et amortissement compris
• L’heure d’enseignant immobilisée, valorisée au prix de votre leçon et non au salaire brut
• La leçon qui n’a pas pu être placée dans le trou laissé par le trajet de liaison

Le seuil de détour, la seule règle qui tienne en agence

Une règle d’exploitation ne sert à rien si elle demande une réflexion à chaque appel. Le seuil de détour tient parce qu’il se résume à un nombre : combien de minutes de trajet supplémentaire acceptez vous pour caser cette leçon là. Douze minutes est la valeur que retiennent le plus souvent les gérants équipés. En dessous, la leçon reste rentable même un jour de pluie. Au delà, elle mange la marge de la leçon suivante, et souvent celle de la fin de journée.

Le détour ne se mesure pas à vol d’oiseau. Il se calcule sur le temps de trajet routier réel entre la dépose de l’élève précédent et la prise en charge du suivant, en distinguant la traversée de bourg, la départementale et la voie rapide, et en tenant compte des heures de sortie d’établissement scolaire. Le détour, c’est la différence entre ce trajet et celui qui aurait eu lieu si le créneau n’avait pas été posé là. C’est ce chiffre en minutes qui se compare au seuil, jamais la distance affichée sur une carte.

Ce qui fait bouger le seuil d’une commune à l’autre

• La qualité de l’accès : voie rapide, départementale droite ou route à virages
• La période : creux d’août, rentrée de septembre, semaines de places d’examen
• Le volume d’élèves de la commune, un élève isolé ne se traite pas comme six
• L’heure de la journée, une sortie de lycée à 16h05 ne vaut pas un créneau de 10h
• L’existence d’un supplément kilométrique déjà accepté par les familles du secteur

Poser la semaine dans l’ordre, contraintes fixes d’abord

Une semaine se construit comme un mur, les grosses pierres en premier. Les contraintes fixes sont celles que vous ne déplacerez pas : le lycéen disponible entre seize et dix huit heures, le salarié qui a posé une heure précise sur son temps de travail, la place d’examen qui tombe un mardi matin, l’élève qui doit terminer ses heures de voie rapide avant le rendez vous. Ces créneaux là se posent en premier, quel que soit le détour qu’ils imposent, parce que le détour est ici le prix de la contrainte et non une erreur de planning.

Une fois les pierres en place, le sable comble les interstices. Les élèves souples, ceux qui prennent ce qu’on leur propose, servent à raccrocher les points fixes entre eux. C’est exactement l’inverse du réflexe naturel, qui consiste à servir d’abord ceux qui insistent le plus au téléphone. Placer les souples en dernier permet de choisir chacun d’eux pour sa position géographique, entre deux rendez vous déjà fixés. Restent les deux bornes que tout le monde oublie : la pause de midi, qui doit tenir quelque part sur la carte et pas seulement sur l’horloge, et le retour à l’agence, car une dernière dépose faite à l’opposé coûte un trajet complet hors de toute heure facturable.

Un élève, plusieurs points de prise en charge

En zone rurale, l’élève n’a pas une adresse, il en a trois ou quatre. Le domicile, valable le samedi et pendant les vacances. Le lycée, du lundi au vendredi entre seize et dix huit heures. L’entreprise ou le lieu d’apprentissage, valable le mercredi. Et l’agence en dernier recours, quand un parent peut déposer. Chacun de ces points a sa propre plage horaire, et le meilleur point n’est pas le même selon l’heure envisagée pour la leçon.

Le carnet d’élèves doit donc porter ces points géocodés dès la saisie, avec la plage de validité de chacun, et l’adresse de dépose lorsqu’elle diffère de l’adresse de prise en charge. Trente secondes au clavier à l’inscription, ou un import du fichier de votre logiciel de gestion pour les élèves déjà en cours de formation. C’est la seule saisie qui compte vraiment : tout le calcul de détour repose dessus, et une adresse approximative ne produit jamais qu’un créneau approximatif.

Boîte manuelle, boîte automatique : les contraintes qui passent avant le détour

Le détour n’est jamais le premier filtre. Un élève en formation boîte automatique ne monte pas dans une voiture à boîte manuelle, même si le détour est nul et même si l’enseignant est libre. Chaque véhicule porte son type de boîte, chaque élève le sien, et le compteur d’heures suit séparément les volumes réglementaires, vingt heures minimum en boîte manuelle et treize heures minimum en boîte automatique. L’agence qui ne dispose que d’un seul véhicule automatique le sait déjà : c’est ce véhicule qui commande le planning, pas la carte du canton.

Viennent ensuite les contraintes d’exploitation, dans cet ordre : la disponibilité réelle de l’enseignant, heures de code et accompagnements à l’examen compris, la pause de midi, l’heure de retour à l’agence, puis la plage de disponibilité de l’élève. Le détour n’intervient qu’après, pour départager les emplacements qui restent. Un outil qui classe par détour avant d’appliquer les contraintes produit de belles listes inutilisables, et vous le découvrez au téléphone, devant l’élève, ce qui est le pire moment possible.

L’ordre des filtres, du plus dur au plus souple

• Type de boîte de l’élève et du véhicule, aucune exception possible
• Disponibilité de l’enseignant, heures de code et accompagnements d’examen compris
• Pause de midi et heure de retour à l’agence, posées comme des rendez vous
• Plage horaire du point de prise en charge retenu pour ce jour là
• Détour en minutes, en dernier, pour classer ce qui reste

Permuter entre enseignants sans déplacer un seul élève

Il existe une catégorie de gains que personne ne va chercher, parce qu’elle oblige à comparer deux plannings à la fois. Deux enseignants, deux leçons, deux secteurs opposés : si l’on échange les affectations, chaque élève garde son horaire et son point de rendez vous exacts, et les deux voitures cessent de se croiser au milieu du canton. Aucun coup de téléphone à passer, aucune négociation avec une famille, juste un nom d’enseignant qui change sur la ligne du planning.

C’est la seule forme de réoptimisation acceptable en cours de semaine. Toutes les autres, celles qui décalent l’élève d’une demi heure ou d’un jour, coûtent plus cher en appels et en agacement qu’elles ne rapportent en minutes de liaison. La règle à tenir est nette : on ne rappelle jamais un élève déjà programmé pour une raison d’optimisation. Deux conditions cependant avant d’accepter un échange, que le nouvel enseignant ait sous les yeux la progression de l’élève, et que l’élève reçoive aussitôt le nom de son enseignant et l’immatriculation du véhicule.

L’annulation du matin même, révélateur de l’organisation

À huit heures, un élève annule sa leçon de dix heures. La réaction habituelle consiste à descendre le carnet dans l’ordre alphabétique en espérant que quelqu’un soit libre. Cela coûte vingt minutes de téléphone, et le remplaçant trouvé habite souvent à l’opposé du créneau précédent, ce qui transforme un trou d’une heure en trou d’une heure et demie de liaison. Le créneau coûte alors plus cher rempli que vide, et personne ne s’en aperçoit parce que la ligne du planning est redevenue bleue.

La bonne question n’est pas qui est libre, mais qui est libre et proche du point de dépose de neuf heures. La liste utile tient en trois noms, triés par proximité, et vous les appelez dans cet ordre. Si aucun ne répond, le créneau reste vide et il faut le compter comme tel dans le taux d’heures productives du mois. Une agence qui maquille ses trous ne saura jamais si son seuil de détour est bien réglé, ni quelle commune lui coûte de l’argent.

Mesurer : taux d’heures productives et coût par leçon

Deux indicateurs suffisent à piloter une auto école de proximité. Le taux d’heures productives, c’est la part des heures d’enseignant réellement passées en formation sur le total des heures payées. Le coût kilométrique par leçon, c’est le total des kilomètres du mois multiplié par votre coût complet, divisé par le nombre de leçons données. Le premier vous dit si vos enseignants roulent ou enseignent. Le second vous dit ce que chaque leçon a réellement coûté à rouler, commune par commune.

Ces deux chiffres ne deviennent utiles qu’une fois suivis mois après mois. Une agence de deux véhicules est passée de cinquante huit à trente et une minutes de liaison par jour et par voiture en trois semaines, et a casé quatre leçons de plus la semaine suivante. Une autre est passée de soixante deux à soixante dix huit pour cent d’heures productives en deux mois, sans embaucher. Le tableau mensuel des kilomètres et du carburant sert alors bien au delà du planning : il part chez l’expert comptable, il devient un argument chiffré pour renégocier l’assurance flotte, et il dit quelles communes passent au tarif majoré.

Ce que la méthode change dans l’année d’une agence

La saisonnalité d’une auto école rurale est brutale. Les inscriptions de septembre remplissent le carnet, les places d’examen commandent des créneaux impossibles à déplacer, l’hiver allonge les temps de trajet sur les départementales, et août vide les plannings. Un seuil de détour réglé une fois pour toutes est donc faux onze mois sur douze. La bonne pratique tient en une phrase : desserrer le seuil quand les voitures tournent à vide de toute façon, le resserrer quand chaque heure d’enseignant se vend d’avance.

Le premier effet se voit sur la semaine en cours, sans rappeler un seul élève déjà programmé, puisque seuls les nouveaux créneaux sont concernés. Comptez une demi journée pour être opérationnel : une vingtaine de minutes pour importer le fichier élèves et géocoder les adresses, environ une heure pour régler les seuils d’un canton, carte à l’écran. Beaucoup de gérants gardent leur ancienne méthode en parallèle quelques semaines, le temps de vérifier que les créneaux proposés tiennent la route sur leur propre terrain.