Comparatif
Tourniere ou le tableur de créneaux, que choisir
Le tableur est l’étape suivante du cahier, et c’est un vrai progrès : deux personnes peuvent le lire, il s’imprime, il se sauvegarde, et une mise en forme conditionnelle bien pensée attrape déjà pas mal d’erreurs. Il bute pourtant sur une chose qu’aucune formule ne résout : il ne sait pas combien de minutes séparent le hameau de la dépose de dix heures du lycée de la prise en charge de onze.
Le comparatif poste par poste
| Critère | Tourniere | le tableur de créneaux partagé |
|---|---|---|
| Calcul du détour | Temps de trajet routier réel entre dépose et prise en charge suivante | Aucun, sauf à saisir des distances à la main colonne par colonne |
| Adresses des élèves | Géocodées à la saisie, jusqu’à quatre points par élève avec plages horaires | Colonne de texte libre, jamais vérifiée |
| Proposition de créneau | Liste triée par détour croissant, coût en minutes et en euros affiché | Recherche visuelle dans la grille horaire |
| Contraintes de boîte et de véhicule | Filtrées avant l’affichage, aucune exception possible | Mise en forme conditionnelle à maintenir à chaque changement |
| Deux personnes en même temps | Chacun sur sa journée, sans écrasement | Conflits de version et cellules écrasées un vendredi soir |
| Maintenance | Rien à entretenir côté agence | Formules et onglets à reprendre à chaque nouveau véhicule ou enseignant |
| Heures réglementaires par élève | Compteur séparé boîte manuelle et boîte automatique, alerte de forfait | Onglet à tenir à part, souvent en retard |
| Export pour l’expert comptable | Kilomètres et carburant du mois, exportés en tableur | Le fichier existe déjà, mais tout reste à construire |
| Adresses personnelles des élèves | Hébergées dans l’Union européenne, supprimées douze mois après la fin de l’abonnement | Fichier qui circule par courriel, copies sur plusieurs postes |
| Coût réel | 49 à 149 euros HT par mois selon le nombre de voitures école | Gratuit en licence, coûteux en heures de gérant |
Un tableur tient les horaires, pas la géographie
Une grille de planning répond très bien à la question de la disponibilité : qui est libre jeudi à quatorze heures, quel véhicule est pris, quel enseignant a déjà six heures dans la journée. Elle est muette sur la seule question qui fait votre marge : combien de minutes de route entre la dépose précédente et cette prise en charge là. Pour le savoir, il faudrait une matrice de temps de trajet entre toutes vos communes, mise à jour, et personne ne tient cela à la main.
Certains gérants s’en approchent en classant les élèves par secteur et en réservant des demi journées par zone. C’est une bonne heuristique, et elle fonctionne tant que le carnet est plein. Elle casse dès qu’un élève d’une autre zone insiste, dès qu’une place d’examen tombe au milieu de la matinée, ou dès qu’un lycéen n’est disponible qu’à seize heures cinq. La grille ne dit alors rien, et la décision repart au feeling.
Le coût invisible du fichier maison
Le tableur ne coûte rien en licence, ce qui masque son vrai prix : les heures de gérant. Il faut créer les onglets de septembre, reprendre les formules quand un enseignant arrive, corriger la mise en forme conditionnelle quand un véhicule automatique entre dans le parc, retrouver la bonne version après un vendredi soir à deux. Une heure de gérant passée sur un fichier est une heure qui n’est ni en leçon, ni au téléphone avec un prospect.
Il y a aussi la question des adresses. Un fichier de planning qui contient le domicile, le lycée et l’entreprise de mineurs en formation circule vite par courriel, se duplique sur le poste de chacun et finit sur une clé. Ce n’est pas une question de sanction, c’est une question de sérieux vis à vis des familles. Une base unique, hébergée dans l’Union européenne, exportable à tout moment et supprimée à la fin du contrat, est plus simple à expliquer en réunion de rentrée.
Ce que le tableur continue de faire mieux
Un tableur se plie à n’importe quelle idée en dix minutes, sans demander la permission à personne. Vous voulez suivre les heures de code, les accompagnements à l’examen, les avances sur forfait ou un comptage maison des places d’examen obtenues : une colonne suffit, et vous la créez vous même un dimanche soir. Aucun logiciel spécialisé ne rivalise sur cette liberté là, et c’est pour cela que le tableur ne disparaît jamais complètement d’une agence, même bien équipée.
C’est d’ailleurs le format d’échange retenu dans les deux sens. Le fichier élèves entre par un tableur, les heures placées et le relevé mensuel des kilomètres en sortent par un tableur. Vous gardez donc vos colonnes maison là où elles servent, et vous confiez au moteur la seule chose qu’une feuille de calcul ne saura jamais faire : mesurer un détour sur le réseau routier réel avant d’annoncer un horaire.
Quand l’alternative reste le bon choix
Si vos élèves viennent tous à l’agence par leurs propres moyens, le tableur suffit largement et il vous coûtera moins cher. C’est aussi le bon choix pendant un remplacement court, ou dans une agence qui change complètement d’organisation dans les mois qui viennent et ne veut rien fixer pour l’instant. Enfin, si personne chez vous ne veut saisir les adresses de prise en charge, aucun calcul de détour ne fonctionnera : mieux vaut alors un tableur bien tenu qu’un moteur alimenté par des adresses approximatives.
Le verdict
Le tableur reste imbattable pour bricoler un suivi sur mesure, et il continue de servir comme format d’échange. Il ne peut pas transformer deux adresses en minutes de route, donc il ne peut pas vous dire si le créneau que vous vous apprêtez à annoncer coûte trois minutes ou vingt six. Dès que la prise en charge à domicile représente une part réelle de vos leçons, cette question devient la plus rentable de votre journée.
Questions frequentes
- Mon fichier élèves est déjà dans un tableur, faut il tout ressaisir ?
- Non. L’import se fait au format tableur, avec les colonnes que vous avez déjà : nom, adresse, type de boîte, heures effectuées. Le géocodage des adresses se fait à l’import et prend une vingtaine de minutes pour un carnet complet. Les colonnes que le moteur n’utilise pas sont simplement ignorées, elles restent dans votre fichier.
- Puis je continuer à sortir mes chiffres dans un tableur ?
- Oui, c’est prévu dans les deux sens. Les heures placées, le relevé mensuel des kilomètres et du carburant, ainsi que l’intégralité de votre base élèves, s’exportent au format tableur à tout moment et sans demande particulière. Beaucoup de gérants envoient directement ce fichier à leur expert comptable en fin de mois.
- Une formule de distance dans mon tableur ne suffirait elle pas ?
- Une distance à vol d’oiseau se calcule effectivement, mais elle ne dit rien d’utile en zone rurale. Neuf kilomètres par la voie rapide et neuf kilomètres par une route à virages ne donnent pas le même horaire de retour. Le seuil doit se comparer en minutes de trajet routier réel, en distinguant traversée de bourg, départementale et voie rapide.
Tourniere ou le tableur de créneaux, que choisir
Le tableur reste imbattable pour bricoler un suivi sur mesure, et il continue de servir comme format d’échange. Il ne peut pas transformer deux adresses en minutes de route, donc il ne peut pas vous dire si le créneau que vous vous apprêtez à annoncer coûte trois minutes ou vingt six. Dès que la prise en charge à domicile représente une part réelle de vos leçons, cette question devient la plus rentable de votre journée.